1. Giới thiệu

-Tên đơn vị: PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO – CÔNG TÁC SINH VIÊN, trực thuộc trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. 

-Địa điểm đơn vị: 59C Nguyễn Đình Chiểu, phường 6, quận 3, TP. Hồ Chí Minh.

-Quá trình thành lập: 

Từ năm 1976 đến năm 1996 với tên gọi là phòng Giáo vụ của hai trường đại học: Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo) và Đại học Tài chính – Kế toán TP. Hồ Chí Minh (trực thuộc Bộ Tài chính).

Năm 1996 đến nay, theo sự hợp nhất hai trường đại học và hai phòng Giáo vụ, phòng có tên gọi chính thức là phòng Quản lý đào tạo – Công tác sinh viên với nhiệm vụ, chức năng vừa thực hiện công tác quản lý đào tạo, vừa thực hiện công tác sinh viên theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành của trường.

Phòng hiện có 19 cán bộ viên chức có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn đảm bảo yêu cầu công tác, trong đó có 1 tiến sĩ, 9 thạc sĩ, 9 cử nhân. Đơn vị có 2 chuyên viên chính và 17 chuyên viên, có 3 viên chức kiêm nhiệm giảng dạy. Lãnh đạo phòng gồm 1 trưởng phòng và 2 phó trưởng phòng.

-Cơ sở vật chất: đơn vị được bố trí 1 văn phòng làm việc tại cơ sở chính và 2 phòng tiếp sinh viên tại các cơ sở đào tạo. Phòng được trang bị đầy đủ hệ thống máy tính nối mạng, có các phương tiện khác phục vụ cho công tác chuyên môn, có website riêng.

2. Chức năng, nhiệm vụ

2.1 Chức năng

Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quản lý và phát triển đào tạo bậc đại học chính quy. Tổ chức thực hiện công tác quản lý đào tạo và công tác sinh viên bậc đại học chính quy thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của đơn vị.

2.2 Nhiệm vụ

1. Thực hiện, theo dõi và điều chỉnh chương trình đào tạo các hệ đại học chính quy, văn bằng 2 đại học chính quy, liên thông đại học chính quy (gọi chung là hệ chính quy). Khai thác và triển khai các chương trình tiên tiến vào công tác đào tạo của trường.

2. Phối hợp với các đơn vị chức năng và chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức nghiên cứu xác định nhu cầu của xã hội làm cơ sở xây dựng kế hoạch phát triển đào tạo dài hạn của trường. Tổ chức thực hiện việc liên kết, hỗ trợ đào tạo giữa trường với các địa phương và các trường đại học, cao đẳng khác.

3. Phối hợp với các khoa đào tạo, ban chuyên môn và đơn vị chức năng nghiên cứu đổi mới, hoàn thiện mục tiêu và nội dung đào tạo.

4. Xây dựng kế hoạch và triển khai hệ thống tín chỉ cho hệ chính quy.

5. Phối hợp với phòng Khảo thí – Đảm bảo chất lượng và các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện các chương trình khảo sát nhằm đánh giá năng lực giảng dạy của giảng viên, chất lượng học tập của sinh viên hệ chính quy và mức độ hài lòng của đơn vị sử dụng lao động đối với sản phẩm đào tạo của trường.

6. Xây dựng và điều phối kế hoạch đào tạo hàng năm cho hệ chính quy. Kết hợp với các đơn vị sử dụng hiệu quả quỹ giảng đường.

7. Lập đề xuất chỉ tiêu và tổ chức thực hiện tuyển sinh hệ chính quy hàng năm, bao gồm: lập kế hoạch, tư vấn, tiếp nhận hồ sơ, tổ chức thi (hoặc xét tuyển) và triệu tập thí sinh trúng tuyển. Thực hiện các công tác bảo lưu kết quả tuyển sinh, bảo lưu khác, xét chuyển khóa, chuyển hệ, chuyển trường, du học, xuất cảnh.

8. Phối hợp với phòng Khảo thí – Đảm bảo chất lượng tổ chức thi, chấm thi, quản lý điểm gốc thi tuyển sinh, các học phần và thi tốt nghiệp theo kế hoạch.

9. Tổ chức thực hiện công tác quản lý sinh viên và công tác cố vấn học tập.

10. Phối hợp với phòng Công tác chính trị triển khai thực hiện công tác đánh giá rèn luyện sinh viên theo các quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.

11. Tổ chức quản lý kết quả học tập của sinh viên hệ chính quy. Lưu trữ các bảng điểm gốc kết quả học tập của sinh viên, hồ sơ gốc và danh sách sinh viên theo quy định. Quản lý và cấp phát văn bằng theo quy chế của Bộ và quy định của trường.

12. Tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về đào tạo hệ chính quy hiện hành. Phối hợp với các đơn vị giải quyết kịp thời các chế độ, chính sách đối với sinh viên. Phối hợp với trung tâm Quan hệ doanh nghiệp – Hỗ trợ sinh viên, Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên xét chọn các học bổng, tài trợ cho sinh viên chính quy.

13. Thường trực các Hội đồng: tuyển sinh, tốt nghiệp, khen thưởng – kỷ luật sinh viên, khoa học – đào tạo và các hội đồng liên quan đến học bổng, trợ cấp sinh viên, xét lên lớp, tạm dừng, thôi học, quy trình xếp ngành cho sinh viên hệ chính quy.

14. Tiếp nhận và xử lý các loại đơn từ, hồ sơ, văn bản… liên quan đến công tác đào tạo hệ chính quy. Xác minh và cấp bản sao bằng tốt nghiệp. Cấp thẻ sinh viên, giấy chứng nhận sinh viên, giấy chứng nhận kết quả học tập và các giấy tờ khác cho sinh viên thuộc thẩm quyền của đơn vị.

15. Thực hiện công tác tổng hợp về hoạt động đào tạo hệ chính quy; thống kê, báo cáo kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường.

16. Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.

17. Phối hợp với các đơn vị chức năng thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình hoạt động của trường.